حيل مذهلة لتنظيم عملك على الإنترنت

تنظيم عملك على الإنترنت اذا كنت تعمل منزلك بحاجة إلى جرعة إضافية من الالتزام والتركيز. لكن كيف تستطيع المحافظة على إنتاجيتك ونتائجك الرائعة في العمل وأنت محاط بجملة واسعة من العوامل التي تسحب منك تركيزك؟ 

تشكل المهام المنزلية، العناية بالأطفال الصغار، تأمين متطلبات المنزل، وجود أشخاص من حولك يتحدثون، التلفاز الذي يبقى يعمل طوال اليوم وحتى جهاز الخليوي في متناول يديك طوال الوقت… عوامل قد تفقدك تركيزك وتشتت انتباهك عن العمل، ولهذا السبب أنت بحاجة إلى مزيد من قوة الإرادة والعزيمة للتفوق في عملك وإبقاء تركيزك على ما تقوم به من أعمال.

إذا كنت تعمل في مجال المنتجات الرقمية أو تفكر في استثمار العمل في هذا المجال والسوق الواعدة، لا تقلق، فهذا النموذج من الأعمال يزداد الإقبال عليه بالفعل خصوصاً أن الشخص يمكنه العمل وهو متواجد في منزله. بالإضافة إلى الكثير من الأعمال الأخرى التي يمكن مزاولتها من المنزل.

حتى إذا كنت تعمل في شركة واتفقت مع مديرك على العمل لفترة من منزلك، فإن هذا المقال اليوم يعتبر مفيداً لك و سيعطيك مجموعة من النصائح العملية التي تساعدك على زيادة إنتاجيتك وتقديم النتائج وتسليم الأعمال للمدراء في الشركة كما تحب وتشتهي.

تابع القراءة ونتمنى لك التوفيق والنجاح!

تعلم كيف تصبح أكثر إنتاجية

اختر مكاناً مناسباً من منزلك للعمل

إحدى أكبر المغريات التي يتعرض لها الشخص عندما يقرر العمل من المنزل هو أنه يستطيع إمضاء يومه بشكل مريح أكثر. وهذه حقيقة، إن بدء اليوم من دون القلق بشأن الازدحام والتعرض له، أو الاهتمام بمواعيد التواجد على مواقف الباصات في ساعة محددة ودقيقة معينة، أو حتى عدم الحاجة إلى القلق بشأن ارتداء الملابس الرسمية يقلل كثيراً الضغط الذي تعاني منه يومياً عندما تكون مضطراً إلى التوجه إلى المكتب أو الشركة.

لكن هذا كله لا يعني أنه لا يتوجب عليك أن يكون لك البيئة والمكان المخصص لتعمل فيه داخل منزلك. اختر غرفة من بيتك بحيث تكون مضاءة جيداً وجيدة التهوية، يُفضل أن تكون غرفة خاصة بك إذا كان ذلك ممكناً.

تماماً كما لو كنت متواجداً في مكتبك، تحتاج إلى أن يكون لديك طاولة تتضمن جميع العناصر والأدوات التي تحتاجها لتأدية مهامك اليومية، بما فيها حاسوب، هاتف، ويجب أن تخصّصهما فقط للعمل. 

تذكّر أنه سيتوجب عليك أن تستخدم الحاسوب بشكل دائم للإجابة على الايميلات، التحدث عبر الفيديو لعقد اجتماع مع زملاء آخرين أو مع مديرك وكذلك لتخزين الملفات التي تتعلق بالشغل عليه.

مهما كانت بيئة العمل التي تخصصها، وضّح للناس الذين يسكنون معك في المنزل أنك تعمل خلال الأوقات كذا وكذا، وأنه يجب عليهم تجنب الدخول إلى غرفتك أثناء هذه الأوقات قدر المستطاع.

هيئ مكاناً مريحاً أو زاوية مريحة لتعمل فيها

الآن لكي تتعلم كيف تصبح أكثر إنتاجية ضمن الغرفة التي اخترتها للعمل، يجب أن تهتم بالمعدات والأثاث والبنية فيها بحيث تكون مريحة لك.

الكرسي أو الأريكة مثلاً يجب أن تكون مريحة لتتمكن بالفعل من العمل بوضعية صحية ومريحة لك، وبحيث تصل رجلاك إلى الأرض ومستوى الطاولة يكون على مستوى يديك بشكل أفقي.

أن تعمل وأنت مستلقٍ لا تفكر فيه أبداً. أن تستعمل الحاسوب المحمول وأنت جالس في السرير يمكن أن يعيق التنفس، ويظلم وضعية عمودك الفقري ويؤلم ذراعيك، مما يؤثر بشكل مباشر على إنتاجيتك ويمنعك من تقديم المزيد.

ضع نظاماً أو نمطاً يومياً للعمل

على الرغم من أن العمل في المنزل يعطيك الفرصة لتعمل ضمن الأوقات والمواعيد التي تريدها، لكن من الضروري أن يكون لديك وقت محدد تبدأ فيه أعمالك بحيث يكون تقريباً محدداً جيداً ومن أجل كل يوم من الأيام. 

حدد وقتاً تبدأ فيه، ضع أواناً للاستراحات، وحدد وقت عودتك بعد ذلك. ضع أوقاتاً ثابتة لتناول وجبات الطعام والتغذية بشكل جيد لتضمن حصول الدماغ والجسم على ما يحتاج له من العناصر الغذائية المنوعة والصحية.

هذا الأمر ضروري جداً ويساعدك بالفعل لتصبح أكثر إنتاجية من دون أن تشعر.

خطط لليوم التالي دوماً في ليلة اليوم السابق

أغلب الناس يبدأون التخطيط ليومهم عندما يصلون إلى مكتبهم في العادة صباحاً، لكن بقيامهم بذلك يخسرون الكثير من الوقت وهو يخططون وينظمون ليومهم.

لهذا السبب، إذا كنت تريد أن تتعلم كيف تصبح أكثر إنتاجية مما لا بد منه أن تقوم بهذا التخطيط في نهاية اليوم السابق من أجل اليوم الذي يليه، خصص بعض الدقائق في اليوم لتحدد فيها الأمور والمهام التي تريد تنفيذها في اليوم التالي.

بهذا الأسلوب، سوف تتمتع بالمزيد من التركيز وتتمكن من أن تصبح أكثر إنتاجية عندما تبدأ العمل في صباح اليوم التالي.

ضع أهدافاً يومية لتحقيقها

إذا كان المدراء يضعون الأهداف عادة في الشركات، فعندما تعمل من المنزل، تكون أنت الشخص المسؤول عن وضع هذه الأهداف وتقرير النتائج اليومية التي تريد تحقيقها.

وإذا لم تشرف على هذا الموضوع بنفسك قد تتعرض لخطر الوقوع في التقاعس وتأجيل تنفيذ المهام والأمور.

هناك أمر يمكن أن يساعدك في المحافظة على معدلات الإنتاجية مرتفعة، وهو أن تضع أهدافاً يومية. قد تكون هذه الأهداف الإجابة على عدد محدد من الرسائل البريدية يومياً، أو تنفيذ عدد معين من الأعمال والمهام أو تسجيل عدد محدد من الفيديوهات في اليوم مثلاً…

من المهم أن تعلم أن هذه الأهداف يجب أن تخضع لتطورات تدريجية لتضمن ارتقاء أعمالك والبزنس لديك. لتحافظ على حماسك للعمل، يمكنك تخصيص بعض المكافآت اليومية المحددة لتحتفل بالإنجازات التي تحققها، وبالتالي يكون ذلك بمثابة الحافز لتحقيق المزيد من النتائج والوصول إلى الأهداف.

ضع قائمة بالمهام التي تشكل أولوية لك

على الرغم من كون جميع المهام والأعمال ضرورية بالفعل، إلا أنه توجد هناك بعض الأمور المحددة التي لا يمكن إهمالها أبداً، ويتطلب بعضها مزيداً من الوقت، أو أن لها تأثير أكبر على الأعمال.

لهذا السبب، نشدد على أهمية أن تضع أهدافاً واضحة، وكلما كان ذلك ضرورياً حاول أن تمنح الأولوية للأهداف المستعجلة أكثر من غيرها.

وبهذا الأسلوب، حاول أن تتمرن على تأجيل بعض الأعمال أو المهام التي تحتمل الانتظار إلى وقت لاحق، إلى يوم آخر أو فترة أخرى من اليوم، لكن من المهم أن تضع لها وقتاً أو أواناً بديلاً كي لا تنساها.

اكتشف الأوقات التي تكون فيها نشطاً أكثر من غيرها في اليوم

الناس يختلفون كثيراً، ولهذا السبب، كل شخص منا لديه فترة معينة من اليوم يتمتع فيها بالمزيد من الإنتاجية أو النشاط.

كما توجد فترات أخرى من اليوم تنخفض فيها إنتاجية الأفراد في كل يوم، وهناك فترات محددة يستطيع فيها المرء التركيز على أعماله أكثر من فترات أخرى، وأنت الذي تريد أن تتعلم كيف تصبح أكثر إنتاجية يجب أن تتعلم تحديد كل ذلك.

إليك نصيحة من ذهب: حدد الفترات التي تتمتع فيها بكميات أكبر من التركيز في اليوم، وخصصها لتأدية المهام والوظائف الأكثر صعوبة، اتفقنا؟ بهذا الأسلوب تستغل طاقاتك كما يجب وبأفضل صورة ممكنة.

نفذ أمراً واحداً أو مهمة واحدة في كل مرة

تخيل الموقف التالي: تبدأ بكتابة ايميل لأحد الأقسام في الشركة، وفجأة، تتوقف لتجيب على اتصال، بينما تتحدث مع صديق آخر على الدردشة…

يعرف مثل هذا التصرف باسم: تعدد الوظائف أو multitasking ، وقد كسب المزيد من الأهمية خلال السنوات الأخيرة، يعتقد العاملون في الكثير من الشركات أنه إذا تمكنوا من تأدية أكثر من مهمة في الوقت نفسه، يمكنهم التفوق والتميز في الشركة.

إذا كنت تفكر أنت أيضاً كذلك، ربما يتوجب عليك إعادة النظر في الأمر. إن تأدية أكثر من عمل أو مهمة في الوقت نفسه يمكن أن يعيق تركيزك على الأعمال ويظلم إنتاجيتك على نحو ملحوظ. 

يحدث ذلك لأنه على الرغم من عدم القدرة على تخزين المعلومات والتركيز من قبل الدماغ، فإنه بطبيعته يعالج المعلومات التي تصل إليه واحدة تلو الأخرى في كل مرة. أي أن موضوع الإنتاجية أو الـ productivity ليس له أية علاقة بموضوع تأدية أكثر من عمل أو مهمة في الوقت نفسه.

إن الإنتاجية ترتبط حقاً بتأدية كل عمل أو إجراء بأسلوب جيد جداً وبطريقة تقوم على العناية بالجودة والنوعية.

حاول التخلص من مصادر تشتت التفكير من حولك

إذا كنت تعلم أن بعض العوامل أو الأمور أو الأعمال يمكن أن تجعلك تفقد التركيز على العمل، من الأفضل الابتعاد عنها عندما تعمل في المنزل، إذا أردت بالفعل أن تتعلم كيف تصبح أكثر إنتاجية وأنت تعمل في بيتك.

تشكل وسائل التواصل الاجتماعي، التلفاز، السمارت فون، المحادثات مع أفراد العائلة أثناء العمل، وغيرها عوامل يمكن أن تفقدك تركيزك على ما تقوم به من وظائف في بيتك.

لهذا السبب، ما رأيك بإطفاء التلفاز أثناء العمل؟ أو وضع هاتفك النقال على الوضع الصامت؟ بهذه الطريقة تلاحظ أنك تعمل وتنتج أكثر بكثير من السابق.

لا تقم بتأجيل أي مهمة من المهام

نعلم أنه أحياناً نشعر ببعض الكسل أو الرغبة في ترك بعض الأمور إلى وقت لاحق، خصوصاً عندما يتعلق الموضوع بالوظائف التي لا تتطلب الكثير من الضرورة أو ليست مستعجلة.

لكن ننصحك بعدم ارتكاب مثل هذا الخطأ، دوماً عندما يخطر على بالك تأجيل بعض المهام والأعمال إلى وقت لاحق، حاول التفكير في خيارات الاستراحة والراحة التي ستكون أمامك إذا لم تؤجل أية أعمال إلى وقت لاحق، فكر في الضغط الذي تتجنب الوقوع فيه عندما لا تفكر في ترك بعض الأمور إلى يوم آخر.

عندما تعتاد على عدم تأجيل أية أعمال أو مهام إلى وقت لاحق، تشعر بالفعل بأنك تصبح عاملاً أكثر إنتاجية وتستطيع إتمام مهامك بكل نشاط وحيوية.

استخدم بعض تطبيقات الخليوي لتصبح أكثر إنتاجية

إذا حافظت على تنظيمك طوال اليوم، وركزت جيداً على أعمالك ستنعم بالفوائد، لكن قد يبدو ذلك صعباً في بعض الأحيان، ولهذا السبب يمكنك الاعتماد على عدة تطبيقات على الجوال التي تجعلك تشعر بالمزيد من الإنتاجية وتساعدك أيضاً على الاستمرار في نشاطك.

إذا كان لديك إيميل على جوجل يمكنك استعمال تقويم جوجل، لتضع فيه الأعمال والمهام التي يجب عليك القيام بها بشكل مسبق على مدار الأسبوع، وهذا يساعدك على عدم نسيان أية مهمة أو موعد معين أو اجتماع سوف تشارك فيه على الإنترنت وأنت تعمل في المنزل.

كما تعد التطبيقات:  Evernote  و Google Keep (ملاحظات وقوائم جوجل) هي أيضاً مستعملة بكثرة لتدوين مجموعة الأعمال والمهام التي يجب عليك القيام بها يومياً.

كما تفيد مثل هذه التطبيقات في تدوين تقدم الأعمال والوظائف التي تنجزها، وتضع بعض الملاحظات بجانبها، وكذلك حفظ بعض الملفات والمستندات، إدخال الصور، الفيديوهات والرسوم الجرافيكية التي تتعلق بالمشاريع المختلفة التي تقوم بها.

إذا كنت لا تحب كثيراً استخدام مثل هذه التطبيقات، يمكنك ببساطة الاعتماد على المنبه الموجود على هاتفك الجوال، يمكنك برمجة بعض الرسائل التذكيرية على جهازك بحيث تضبط أوان معين لها ويرن هاتفك فيها لتنبيهك بشأنها.

بهذا الأسلوب تتجنب ألا تنسى أي موعد مهم أو مشروع تحتاج لتسليمه في يوم وساعة محددة. 

هناك طريقة أخرى مفيدة جداً في هذا السياق، يمكنك الاعتماد على استعمال أوراق ملونة صغيرة تترك عليها ملاحظات أو موعد لا يجب عليك نسيانه.

اقرأ إيضاً :مقدمة: في بناء استراتيجية لنشاطك التجاري على الإنترنت

لا تنس: الراحة ثم الراحة

الراحة هي عنصر مهم جداً لك إذا كنت تريد بالفعل أن تتعلم كيف تصبح أكثر إنتاجية ، هل تصدق ذلك؟

الراحة تساعدك في المحافظة على مستويات تركيز عالية ونشاط يضمن إنهاء الأعمال بحيوية. بعد كل عمل أو مهمة تقوم بإنجازها، توقف لبضعة دقائق و خذ استراحات قصيرة، اشرب كأس من الماء، أو استمع لموسيقى معينة، لتخرج قليلاً من مناخ العمل.

وقت الفراغ أيضاً يمثل فرصة لتجديد القوى، فرصة لنشعر بالاشتياق للعودة إلى العمل وإنجاز المهام والوصول إلى النتائج.

وهذا كله يساعدك على الشعور بصحة جيدة أكثر ودماغ نشيط وقوي يشع بالذكاء والإنتاجية والحيوية.

يجب أن تعرف اللحظة المناسبة التي يجب عليك فيها التوقف عن العمل

العمل في منزلك بعيداً عن مناخ الشركة يؤثر أيضاً على شعورنا بالوقت. خصوصاً عندما لا يكون لدينا عادة إطفاء الحاسوب والذهاب إلى المنزل.

لهذا السبب، من المهم بالفعل أن تضع لنفسك وقتاً لترتاح فيه وتتوقف نهائياً عن العمل في اليوم. وإلا سيختلط عملك بحياتك الشخصية وتفقد أكبر فائدة وأجملها من العمل من بيتك وهي الفرصة للفصل بين حياتك المهنية والشخصية والاستمتاع بكل منها على حدى خلال وقت معين ومن دون الحاجة إلى خسارة الوقت على التنقل وبين الازدحام.

هذه القاعدة أيضاً تنطبق على قراءة الايميلات في نهاية الأسبوع، لا تحاول الدخول مطلقاً إلى بريدك الإلكتروني في العطلة الأسبوعية، خصص الوقت ونظمه مع الوكلاء، العاملين الآخرين والأطراف الداخلة في عملك، وحاول قدر الإمكان تنظيم كل شيء أمامك بحيث لا تكون فيها مضطراً إلى الخوض في تفاصيل العمل خلال أيام العطلة الأسبوعية.

خاتمة

كما رأيت في هذا المقال تنظيم عملك على الإنترنت المهم جداً لحياتنا، إذا كنت تريد العمل من منزلك وتريد أن تتعلم كيف تصبح أكثر إنتاجية ، نقول لك أن هذا الأمر ممكن جداً، بمجرد قراءة هذه النصائح التي شاركناها معك وتنفيذها.

تذكر دوماً أنه لتكون أكثر إنتاجية، يجب أن يكون هناك نظام في حياتك، ساعات معينة للعمل، ساعات لتناول الطعام والراحة. ومكان وبيئة ملائمة للعمل بمعزل عن أفراد العائلة والأصدقاء والعوامل الأخرى التي يمكن أن تؤثر على تركيزك.

ما رأيك؟ هل شعرت بالحماس لتبدأ الآن وتنعم بالفوائد التي جلبتها لك الإنترنت؟ شاركنا برأيك عبر مساحة التعليقات أسفل المقال لكي نتعلم معاً ونتقدم معاً.

نترك لك في الختام مقالاً يتحدث عن نصائح تساعدك على تنظيم عملك على الإنترنت لتزيد من إنتاجيتك أكثر وأكثر. كل التوفيق لك

إلى اللقاء في تدوينة أخرى ومنشور آخر